Los 15 indicadores clave para el balance del año

Enero es el mes de expresar nuestros mejores deseos para el año que empieza. ¡Feliz año para tí y los tuyos! También es el momento ideal para hacer balance del año que acaba de terminar y sacar aprendizajes, planes e ideas nuevas para este año que empieza.

Hoy quiero compartir contigo los 15 indicadores clave que utilizo para hacer este análisis. Cómo los calculo y para qué los uso. ¡Vamos allá!

INDICADORES DE LA CUENTA DE RESULTADOS

Al hacer balance del año, una parte fundamental es calcular nuestra cuenta de resultados y obtener de ella algunos indicadores clave. 

En esta entrada describo en detalle cómo hacerlo. Además podrás descargarte desde allí mismo las hojas excel que utilizo.

También te recomiendo estos dos videos donde lo explico con ejemplos:

• Video 1 – Análisis de la cuenta de resultados de la farmacia (12 min)
• Video 2 – Uso de la plantilla excel para el análisis mensual, trimestral y anual (12 min)

Los indicadores a los que presto más atención son los siguientes:

• Crecimiento de Ventas (respecto al mismo mes/año anterior)

• Margen Bruto / Ventas

• Salarios / Ventas

• Salarios + Gastos Generales / Ventas

• Incremento de Salarios + Gastos Generales

• EBITDA / Ventas

• ROS (Beneficio / Ventas)

A mí me gusta ir haciendo este análisis cada mes, sacando los datos de contabilidad cuando se cierra el mes anterior (o pidiéndoselos al gestor). De esta manera tienes una visibilidad total de forma mensual, trimestral y también para hacer el balance final del año. Además, cuando vamos acumulando un histórico de varios años, podemos analizar fácilmente como ha ido este año en comparación con los anteriores.

SEGUIMIENTO SEMANAL

Aparte de analizar los datos de contabilidad, a mí me gusta hacer semanalmente un sencillo seguimiento de 4 indicadores que se obtienen directamente del programa de gestión de la farmacia.

En esta entrada del blog LA RUEDA DE LA FARMACIA describo en detalle el seguimiento semanal de los indicadores que considero clave para analizar en directo el rendimiento de la farmacia:

• Unidades vendidas

• Número de ventas (o nº de tickets)

• Ventas (€) a PVP

• Margen bruto (€)

A estos 4 indicadores podemos añadir dos más: la evolución del ticket medio (€) y el margen bruto total en %.

Te recomiendo revisar esta entrada para comprender la importancia de realizar este seguimiento semanal y ver un ejemplo de cómo hacerlo. Incluye como material adicional las hojas excel que utilizo para ello.

Cuando, como ahora, lo que nos interesa es analizar el año completo que acaba de terminar, la gráfica completa del seguimiento semanal nos dará una visibilidad muy informativa de cómo ha ido el año en la farmacia. También nos permite compararlo semana a semana con años anteriores (ver ejemplo en Figura 1).

Figura 1. Seguimiento semanal de los indicadores clave UNIDADES vendidas, Nº DE TICKETS (número de ventas), PVP (€) (ventas a PVP) y MB (€) (margen bruto total de la farmacia).

Una vez que tenemos estos datos, los podemos acotar a un periodo determinado (el verano, o las navidades, etc.) o calcularlos para cada una de las categorías, como vemos en el siguiente apartado.

ANÁLISIS DE LAS CATEGORÍAS

¿Cuánto contribuye cada categoría a las ventas totales de la farmacia? ¿Y al margen bruto? Esta información es crucial para conocer cómo se comporta nuestra farmacia, y nos ayudará mucho con la toma de decisiones. Por ejemplo, a la hora de decidir si poner en marcha un plan de acción para potenciar una determinada categoría, o reformar el espacio o distribución de las distintas secciones de la farmacia.

Para analizar las categorías podemos fijarnos en los siguientes indicadores:

• Unidades vendidas por categoría

• Ventas (€) por categoría

• Margen bruto (€) aportado por cada categoría al total de la farmacia

• Margen bruto (%) de cada categoría

Si calculamos estos indicadores para el año pasado y también para años anteriores, al compararlos tendremos una visibilidad muy útil sobre el crecimiento relativo de cada una de ellas. Esto nos permitirá evaluar la eficacia de los planes de acción implantados, o pensar en nuevas acciones.

En la Figura 2 te muestro un ejemplo de cómo contribuye cada categoría al margen bruto total de una determinada farmacia. Este tipo de gráfico te da mucha visibilidad de la importancia relativa de cada una de ellas durante el año. Fíjate en el detalle de que al lado del nombre de cada categoría se ha indicado el margen bruto en % (MB%) de cada una de ellas. ¡Manos a la obra y construye un gráfico como éste con tus propios datos!

Figura 2. Contribución de cada categoría al margen bruto total de tu farmacia. Un buen indicador de la importancia relativa de cada una de ellas en tu farmacia.

En conclusión, con estos 15 indicadores clave obtengo una visión completa que me permite hacer el balance del año, obtener aprendizajes y aplicarlos a la hora de establecer nuevos objetivos y acciones.