NUEVOS PROYECTOS: EL PLAN DE ACCIÓN
La Rueda de la Farmacia es la herramienta que te propongo para reflexionar sobre tu farmacia. Te ayuda a pensar de forma sistemática en la farmacia que tienes para avanzar hacia la farmacia que quieres (descárgatela totalmente gratis en este enlace). En definitiva, a lo que te ayuda La Rueda de la Farmacia es a priorizar planes de acción.
Una vez descargada, seguro que te surgen dudas y preguntas sobre cómo aplicarla. Puedes agendar una cita conmigo en ese momento y lo comentamos.
Estrategias de una farmacia: EL PLAN DE ACCIÓN
Dentro de la multitud de estrategias de una farmacia, hoy me quiero centrar en una centrada en el desarrollo de nuevos proyectos: para qué sirve y cómo se hace un plan de acción.
Un plan de acción, como su propio nombre indica, es un documento que nos va a ayudar a planificar una acción o proyecto. Este documento tiene los siguientes objetivos:
- Reflexionar sobre todos los componentes, riesgos, fases, cronograma del proyecto y planificar su implantación.
- Utilizarlo después como una guía para hacer el seguimiento del desarrollo del proyecto.
- Documentar las dificultades que surjan, las soluciones que se adoptan y los resultados que se obtienen.
- Evaluar el avance del proyecto.
Yo utilizo este formato de plan de acción con mucha frecuencia en mi farmacia. Para cada proyecto en marcha tengo un plan de acción abierto, que voy completando según el proyecto avanza.
APARTADOS DEL PLAN DE ACCIÓN en tu estrategia
Lo hago en un sencillo documento word con los siguientes apartados:
- TÍTULO
Un título breve y muy descriptivo que identifique el proyecto.
- OBJETIVO
Para qué ponemos en marcha el proyecto. Qué pretendemos conseguir. Sin nada de “bla bla”, al grano.
- INDICADORES DE SEGUIMIENTO
En este punto me esfuerzo en definir 1-3 indicadores cuantitativos, sencillos de medir y coherentes con el objetivo. Se utilizarán para analizar los resultados.
- FASES Y PLAZOS PREVISTOS DEL PROYECTO
Dividir la totalidad del proyecto en 2-3 fases que tendrán lugar de manera consecutiva. Por ejemplo:
- Fase de documentación. Búsqueda de información y referencias, análisis de experiencias similares, estudios de mercado, contacto si procede con otros compañeros farmacéuticos (o de otros sectores) que hayan hecho algo parecido, etc.
- Permisos. Si procede, por ejemplo en caso de una obra o reforma.
- Puesta en marcha. Ejecución del proyecto propiamente dicho.
Esta sección termina con un cronograma inicial para situar cada fase del proyecto en el tiempo, de la manera más realista posible.
- RECURSOS
Recursos de tipo humano (personas que tendrán que dedicar tiempo al proyecto o nuevas necesidades de personal), financieros y de cualquier otro tipo (por ejemplo, alguna formación específica), que serán necesarios para el éxito del proyecto.
- RIESGOS
Esta sección es un ejercicio de reflexión importante. Nos permitirá anticiparnos a posibles problemas y también identificar recursos necesarios en los que no habíamos pensado.
- REALIZACIÓN / IMPLANTACIÓN / REVISIÓN
En este apartado iremos documentando el avance del proyecto. Marcando las fechas de los hitos importantes. Tomando nota de reuniones y las decisiones que adoptemos, por ejemplo. También revisaremos el cronograma de implantación y haremos los ajustes necesarios.
- RESULTADOS
Registramos aquí dos tipos de información:
- Resultados cualitativos. Hitos importantes como resultado de la implantación del proyecto.
- Resultados cuantitativos. Seguimiento de los indicadores que definimos en la sección III.
Figura 1. El plan de acción que proponemos es coherente con la filosofía del ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) o de mejora continua, de W. Edwards Deming.
Finalmente, habrás podido observar que el plan de acción funciona según la filosofía del ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) de mejora continua (Figura 1):
- Plan (planificar). En esta fase conviene invertir todo el tiempo necesario. Reflexionamos sobre el proyecto y sus necesidades. Creamos el documento del plan de acción y rellenamos las secciones I-VI.
- Do (hacer). Pasamos a la acción (sección VII).
- Check (verificar). Analizamos resultados (sección VIII).
- Act (actuar). En función de los resultados, realizamos los ajustes necesarios, establecemos un intervalo de tiempo de medida y después volvemos a analizar resultados, en un ciclo de seguimiento y ajuste sin fin!
¡Te animo a utilizarlo y a que me cuentes los resultados!
Me encantaría saber si te ha resultado útil esta estrategia para tu farmacia y si utilizas alguna metodología similar. Puedes responder a este email con tus comentarios o agendar una cita aquí y hablamos durante 15-20 minutos sobre éste o algún otro tema que te interese especialmente. ¡Será un placer y aprenderemos los dos!
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