5 CLAVES PARA UNA REUNIÓN DE EQUIPO EFICAZ

La semana pasada hablábamos de algunas claves para encantar al cliente, y una de las conclusiones era la importancia de realizar reuniones de equipo para consensuar criterios y trabajar la atención al cliente.

Bien, hoy quiero centrarme en cómo organizar las reuniones de equipo para que sean realmente eficaces.

Las reuniones de equipo son una herramienta fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa. En el caso de las farmacias, estas reuniones permiten:

• Compartir información y conocimientos entre todo el equipo. 
• Tomar decisiones importantes y consensuar criterios.
• Establecer objetivos comunes. 

Para que una reunión de equipo sea eficaz es necesario planificarla mínimamente y seguir algunas pautas básicas. A continuación comparto 5 claves desde mi experiencia organizando este tipo de reuniones: 

Frecuencia

En mi farmacia, hacemos una reunión con todo el equipo una vez al mes. A principios de año, se elabora el calendario y se comunica a todo el equipo a través de varios medios, como el tablón de anuncios o el grupo de WhatsApp. De esta manera, todos pueden anotarlo en sus agendas y saber cuándo es la próxima reunión.

Duración

Limitamos la duración de la reunión a un máximo de 60 minutos. Al principio, nos costaba reunirnos, pero una vez que empezábamos, surgían temas uno tras otro, y a menudo las reuniones se prolongaban. Sin embargo, hemos descubierto que es mucho más eficaz tener un calendario establecido y comunicado con tiempo, y hacer las reuniones lo más breves posible.

Horario y medio

Cada farmacia es un mundo, y debe buscar el horario de reuniones que le resulte más cómodo y operativo. En nuestro caso, que tenemos un horario continuado de 9 a 21:30h todos los días, las reuniones de equipo las hacemos a las 21:30h a través de Zoom.

Obligatoriedad

La asistencia a las reuniones es obligatoria y al ser fuera de horario se remunera como una hora extra.

Orden del día

Tener una estructura fija para el orden del día ayuda a preparar y conducir la reunión sin olvidar ninguno de los temas previstos. En nuestro caso, el orden del día consta siempre de las siguientes secciones:

• Informe de dirección. La reunión suele empezar con un mensaje por mi parte, como farmacéutico titular.
• Novedades de parafarmacia. Se comentan las novedades.
• Novedades de medicación. Se comentan las novedades.
• Ventas aconsejadas. Algún miembro del equipo ha trabajado previamente en 2-3 ejemplos de ventas aconsejadas y las comenta en la reunión. La información queda registrada en una carpeta informática específica disponible en todos los puestos de atención al público de la farmacia.
• Monografía. Es el apartado de formación de la reunión. Normalmente, uno de los farmacéuticos ha preparado de forma interna una monografía sobre un tema de interés (por ejemplo: alergias, resfriado, estreñimiento…). En alguna ocasión también hemos contado con una persona externa para impartir la formación (formador de un laboratorio, consultor, etc.).
• Ruegos y preguntas. Las reuniones de equipo son de las pocas ocasiones en las que nos juntamos todos. Por tanto, es el momento ideal para que cualquiera haga pasar un mensaje directamente y de forma inmediata a todo el equipo. Esta sección de la reunión es muy importante para homogeneizar criterios sobre dispensación, algún proceso interno (encargos, recepción de pedidos…), etc.
• Acta de la reunión. En cada reunión, hay una persona responsable de tomar nota de los acuerdos y comentarios. El acta resultante se archiva y se comparte por los medios adecuados (email, WhatsApp) para que las acciones y acuerdos realmente se lleven a cabo.

En conclusión, las reuniones de equipo son una herramienta clave en la gestión de cualquier farmacia. Al establecer una frecuencia y duración adecuadas, elegir el horario y medio más conveniente, seguir un orden del día bien estructurado y redactar un acta de la reunión, el equipo puede trabajar de manera más eficiente y cohesionada. Además, las reuniones de equipo son una oportunidad para mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo, fomentan la motivación y el compromiso y en definitiva, mejoran el servicio que se ofrece a los clientes.

¿Realizas reuniones de equipo en tu farmacia? ¿Cuál es tu experiencia?¡Me encantaría leer sobre tu experiencia respondiendo a este email! También puedes agendar una cita aquí y hablamos durante 15-20 minutos sobre éste o algún otro tema que te preocupe especialmente. ¡Será un placer y aprenderemos los dos!