FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA FARMACIA
Aquí tienes tu dosis semanal de “Una fórmula cada jueves”, tendencias, ideas y acciones en las que estoy trabajando para que la farmacia ruede con salud hacia el futuro.
Hoy hablamos de la organización de funciones entre el personal de la farmacia.
FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA FARMACIA
En la actividad de una farmacia, independientemente de su tamaño, ocurren a diario una serie de procesos bien diferenciados. Si pensamos cada uno en nuestra farmacia, podremos identificar rápidamente una lista más o menos larga de estos procesos.
Te propongo un ejercicio: coge lápiz y papel (o abre un word) y dedica media hora de tu tiempo a hacer la lista de procesos de tu farmacia. A mí, sin ser muy exhaustivo, me salen los siguientes:
- Dispensación
- Formulación magistral
- Elaboración de cosmética
- Servicios profesionales
- Gestión de encargos
- Emisión y recepción de pedidos diarios
- Compras directas
- Mantenimiento de equipos
- Atender al teléfono, whatsapp y otros medios de contacto de los clientes
- Reposición de lineales
- Contabilidad y administración
- Limpieza
Seguro que en tu lista particular aparecen algunos de estos procesos, y puede que también algunos más. Te invito a hacer el ejercicio. Es importante y te ayudará a formarte una visión global de tu farmacia.
Ahora te hago las siguientes dos preguntas:
- ¿Quién realiza estos procesos en tu farmacia?
- ¿Están bien definidas las funciones y responsabilidades del personal en tu farmacia?
Si tu farmacia es muy pequeña, la ejecución diaria de la mayoría de estos procesos recaerá sobre el titular. Excepto aquellos procesos que se decida externalizar (por ejemplo, el mantenimiento de equipos o la contabilidad). En cuanto aumenta la actividad de la farmacia, el equipo crece en número de personas y el titular tiene la oportunidad de delegar funciones y responsabilidades entre las personas que conforman el equipo.
DELEGAR RESPONSABILIDADES
Como decía hace unos meses, cuando hablaba sobre aprender a delegar, la tarea fundamental del titular es tener la responsabilidad última de todo lo que ocurre en la farmacia. Es decir, el titular no puede delegar la tarea de supervisar al equipo. Tampoco el pensamiento estratégico de cómo evoluciona la farmacia en el tiempo. Pero todo lo demás, TODO, en última instancia, se puede delegar.
Y dentro de un equipo, para que verdaderamente funcione como un equipo, puede haber tareas comunes (por ejemplo la dispensación), pero es deseable -en aras a una buena organización- que determinadas personas tengan funciones específicas de las cuales son responsables. Por ejemplo, emisión y recepción de pedidos diarios, revisión semanal de los encargos o revisión mensual de caducidades, por citar algunas tareas fácilmente delegables.
Cuando se delegan funciones entre el personal de la farmacia hay dos puntos clave que debemos considerar:
- Debe ser comunicado de manera explícita a la persona que recibe la tarea.
- Debe ser comunicado, de manera igualmente explícita, al resto del equipo que determinada persona es la responsable de determinada tarea. Este punto es crítico sobre todo cuando determinada tarea conlleva cierta autoridad sobre el resto de personas del equipo.
PERFILES DE PUESTO
Una manera de abordarlo consiste en empezar por visualizar si en tu farmacia existen distintos perfiles de puesto. Lo cual permite definir de manera general las funciones y responsabilidades de un determinado perfil en tu farmacia. Es decir, antes de ponerle cara y ojos. Antes de asignar ese perfil a una persona determinada.
Ejemplos de posibles perfiles de puesto en una farmacia serían:
- TÉCNICO DE DISPENSACIÓN
- TÉCNICO DE LABORATORIO
- RESPONSABLE DE TURNO
- GESTOR DE CATEGORÍA
- GESTOR DE PEDIDOS DIARIOS
- RESPONSABLE DE UN SERVICIO ASISTENCIAL
Cada uno de los perfiles de puesto que consideres relevantes para tu farmacia irá acompañado de la definición de un catálogo de funciones y responsabilidades. Puede haber también, por supuesto, funciones comunes a varios perfiles (por ejemplo la dispensación), sin embargo lo que interesa es la organización eficiente de varios procesos vinculados entre sí en un mismo miembro del equipo.
Por ejemplo:
Perfil de puesto: GESTOR DE CATEGORÍA
Funciones:
- Dispensación
- Selección de marcas y productos de la categoría
- Formarse en su categoría y compartir esta formación con el equipo
- Seguimiento y análisis de ventas de su categoría
- Presentación en las reuniones de equipo de las novedades y ofertas de su categoría
- Gestión de pedidos y reposiciones
- Limpieza, reposición y disposición de los productos en los lineales
Si tu farmacia es pequeña y no consigues identificar perfiles de puesto, vuelve al ejercicio que te proponía al principio de esta newsletter: haz la lista de los distintos procesos que ocurren diariamente en tu farmacia, intenta agrupar los que estén más vinculados y empieza a delegar algunas funciones y responsabilidades entre las personas de tu equipo. Este es, en mi opinión, el verdadero punto de partida.
Me encantaría saber si te ha resultado útil y si tienes alguna opinión o experiencia diferentes. Puedes responder a este email con tus comentarios o agendar una cita aquí. Hablaremos durante 15-20 minutos sobre éste o algún otro tema que te interese especialmente. ¡Será un placer y aprenderemos los dos!
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