Cerrar caja. No sé cómo lo organizas en tu farmacia, si lo haces sólo tú o tienes delegadas algunas tareas del cuadre diario. Si va fluida la cosa o te resulta un continuo quebradero de cabeza.
En mi caso, delego bastantes tareas del cuadre de caja en algunos miembros del equipo. Cuando hay pequeños descuadres (cosa frecuente) tienen que dedicar tiempo a revisar las ventas y localizar el origen del descuadre. A veces aparece y otras no. A veces es pequeño y otras mayor.
Este es el principal motivo que me llevó a interesarme por los sistemas automáticos de gestión de efectivo. Lo primero fue visitar varias farmacias que los habían instalado, recabar experiencias y conocer los pros y contras de las principales marcas.
Finalmente me decidí por el sistema CashProtect de Expofarm, principalmente por su fiabilidad y rapidez. Lo hemos instalado esta semana y después de sólo unos días de uso, te cuento mis impresiones.
VENTAJAS:
- Cuadre de caja automático
Se terminaron los descuadres. Y los distintos formatos en papel que usábamos para hacer seguimiento de los cuadres diarios y de las retiradas de efectivo. Trazabilidad total. Las dos personas de mi equipo que se encargaban de esto aún no se lo creen y pueden dedicar ese tiempo (bastante tiempo al cabo de la semana) a otras tareas más productivas.
- Optimizar la gestión de cambios
El sistema es nuevo y todavía nos falta experiencia. Pero todo apunta a que se está optimizando mucho la gestión del cambio. Es decir: menos frecuencia de ir al banco a por cambios (que cada vez lo ponen más complicado) y más fácil anticipar necesidades de festivos y fines de semana.
- Seguridad y tranquilidad
El equipo no tienen acceso al efectivo, lo cual es bastante disuasorio en caso de atraco. Por otro lado, detecta los billetes falsos en el momento. Antes teníamos un detector, pero no pasas todos los billetes ni de todos los tamaños y después te llevas sorpresas desagradables. Además, la trazabilidad y control del flujo de efectivo dentro de la farmacia es total.
- Rapidez
El sistema es rápido, más rápido que sacar el cambio de forma manual, por lo que también contribuye a agilizar la cola en horas punta, una preocupación constante para mí.
RETOS:
- Experiencia de cliente
Lo pongo aquí porque era un punto que me preocupaba. Enseguida descarté que fuera el cliente quien tuviera que introducir el dinero en la máquina. En el caso de una farmacia, creo que sería un punto de fricción seguro con el cliente, en detrimento de su experiencia de compra. No me gustaría escuchar a un cliente decir: “Cada vez lo ponéis más complicado”.
Por este motivo, decidimos que fuera el farmacéutico o técnico quien introdujera el dinero en la máquina, para evitar que nada se interponga entre la relación persona-persona.
- Inversión
Por supuesto, esta tecnología tiene un coste. Si te compensa o no, eso es algo que cada uno debe analizar. En mi caso, después de probarlo y comprobar de primera mano las ventajas que ofrece, me ha convencido y quería compartir la experiencia contigo!
¿Tienes o has considerado instalar un sistema de gestión de efectivo en tu farmacia? Me encantaría saber qué opinas o cuál es tu experiencia. Puedes responder a este email o si lo prefieres agendar una cita aquí. Hablaremos durante 15-20 minutos sobre éste o algún otro tema que te interese especialmente. ¡Será un placer y aprenderemos los dos!
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